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#Communication interne - bornes interactives pour créer du lien

#corporate, #bien-être au travail / RSE

Retour sur un projet qui montre comment le numérique peut contribuer à renforcer le lien humain.

La première borne Kéolis* a été installée en 2014 par Azimut pour permettre aux conducteurs de bus d’accéder à leur planning aux heures où les services administratifs sont fermés. Cette borne interactive a immédiatement rencontré un vif succès et, depuis, l’entreprise Azimut a déployé une cinquantaine de bornes dans différentes filiales de Kéolis. Merci à Valentin Novion** pour son retour d’expérience

Des bornes pour rapprocher les services

L’objectif initial de ces bornes était de remettre de la proximité entre les encadrants et les conducteurs de bus dont les horaires de service ne coïncident pas. En réalité, elles ont permis d’offrir beaucoup plus :

  • Un accès aux plannings sur 15 jours et la possibilité de les imprimer.
  • Un accès à l’intranet, aux notes de service, aux documents légaux et aux communications de la filiale.
  • La possibilité de signaler facilement et en temps réel un problème technique sur un véhicule.
Valentin Novion chef de projet Systèmes d’Information Kéolis Nord est
Valentin Novion chef de projet Systèmes d’Information Kéolis Nord est
 

Les bornes permettent de personnaliser les échanges entre les conducteurs et leur hiérarchie qui a désormais la possibilité de transmettre une information dédiée ou plus générique. Elles viennent en complément des cahiers de transmission et des tableaux d’affichage légaux et ne remplacent pas la version papier des plannings glissée dans les bannettes. Ces bornes ont incontestablement participé à l’apaisement du climat au sein des filiales.

Écrans tactiles, clavier en inox… la réponse d’Azimut

Les filiales Kéolis ont choisi leur modèle de borne selon l’endroit d’implantation, le degré de familiarité des équipes avec l’informatique et sur des critères esthétiques.  Les trois modèles déployés, bornes et tables tactiles et interactives, ont d’abord été sélectionnés pour leur aspect, leur résistance, la sécurité et la facilité d’utilisation :

 

Candice Crepeau directrice commerciale et marketing Azimut
Candice Crépeau
Directrice commerciale et marketing chez Azimut

Nous avons eu à cœur de répondre aux attentes des filiales de Kéolis. Chacune avec ses spécificités a contribué à faire évoluer nos produits. Le plus bel exemple étant la Table Éole que nous avons rehaussée pour qu’elle soit à la taille des conducteurs. Mais on pourrait citer aussi l’intégration d’une imprimante dans la borne Mistral, l’ajout d’un clavier en inox brossé et l’affichage en plus grands caractères.

Signalement en ligne, une dématérialisation qui a profité à la qualité du service

Arrêtons-nous un instant sur ce point. Jusqu’à l’arrivée de la borne dans les entrepôts, les conducteurs notaient dans un cahier les dysfonctionnements repérés sur les bus. Le cahier était ensuite transmis au service maintenance qui ne faisait pas nécessairement un retour. Depuis que le cahier de transmission a été dématérialisé, la maintenance du parc s’est nettement améliorée.  Les signalements sont plus nombreux et la maintenance plus réactive. Le processus étant tracé, enregistré par la borne, il n’y a plus de litige entre les conducteurs et le service maintenance. Cette transparence a mis un terme aux tensions qui pouvaient exister entre les deux services. La qualité du service client en a elle aussi bénéficié.

 

Trois questions à Valentin Novion

Comment les conducteurs se sont-ils appropriés l’outil borne ?

Il y a eu plusieurs phases à commencer par l’étonnement. Les conducteurs ont eu un peu peur au départ que l’outil soit trop complexe. Mais la prise en main a été quasi immédiate : l’interface est très intuitive, ludique, facile. Le nombre de connexions à l’espace intranet a explosé et reste toujours aussi bon après plusieurs années.

 

Vous avez commencé à travailler avec Azimut en 2014 et vous avez encore ensemble plusieurs projets à venir. Qu’appréciez-vous le plus dans cette collaboration ?

Ce que nous apprécions, c’est d’avoir un chef de projet dédié pour chaque sujet. C’est un réel confort. Et ce chef de projet est lui-même un expert. Il connait parfaitement le produit. On lui soumet des problématiques souvent corsées mais il revient toujours vers nous avec des solutions. Le contact est facile. Tous les interlocuteurs que nous avons rencontrés se sont immédiatement intéressés à notre projet. Nous les sentons très impliqués.

 

Comment les bornes résistent-elles dans la durée ?

Les bornes sont le plus souvent installées dans les dépôts, habillées aux couleurs de la filiale. On ne peut pas passer à côté sans s’y intéresser. Nous avions besoin qu’elles soient robustes et c’est le cas (65 kg, non déplaçables, élégantes, attractives). Installées depuis fin 2016, nous n’avons enregistré aucune panne (zéro !) ni du matériel ni du logiciel.

 

 * Kéolis est un opérateur privé de transport public de voyageurs

** Valentin Novion est chef de projet Systèmes d’Information pour la région Nord Est de Kéolis. Parmi ses missions, il recueille les besoins informatiques des filiales et y répond en proposant des solutions adaptées, soit en interne (produits groupe), soit par le biais de prestataires extérieurs, comme Azimut.

 



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