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#Logiciel - pour en finir avec les tableurs

Pour organiser les plannings de l’année, gérer les adhésions, communiquer sur les disponibilités des salles, l’association EPA a longtemps utilisé des tableurs. Elle a même essayé un logiciel du marché avant de choisir finalement une solution numérique sur-mesure, développée par Azimut. Le club EPA d’Angers est une association loi 1901 qui propose toute l’année la pratique d’une trentaine de sports. 30 activités sportives qui représentent 150 heures de cours hebdomadaires, 41 sites différents (salles, piscine, vélodrome…) et 38 éducateurs sportifs diplômés…

Une solution numérique Azimut qui fête son premier anniversaire

La solution Azimut de gestion des plannings et des activités a été mise en place il y a un an. Le bilan est très positif, le logiciel a permis  :

  • de gagner du temps : salariés et bénévoles ont pu se consacrer à d’autres tâches
  • d’optimiser le taux de remplissage des cours et par conséquent, de les rentabiliser
  • de développer l’association sur la base de statistiques actualisées fournies par l’outil
  • d’améliorer la satisfaction client grâce à une offre plus lisible et des services « + » tel que le paiement en ligne
  • de communiquer plus facilement et de manière plus pertinente grâce à un outil intégré d'emailing et à la possibilité de programmer des alertes.

 

Enfin, la solution, full web, permet aux utilisateurs de se connecter à la plateforme à partir d'un ordinateur branché sur Internet ou d'un mobile.

 

Gérer les salles et le taux d’occupation des cours de sports

Terminés les tableaux Excel complexes qui compilaient les plannings hebdomadaires de plus de 40 lieux, piscine et vélodrome compris ! Le logiciel Azimut permet une gestion simple et intuitive des plannings, par jour, par activité, par animateur, par quartier et par salle. L’organisation reste à la charge de l’association, mais l’exploitation des informations est limpide pour l’usager, comme pour les organisateurs qui peuvent suivre à l’instant T le taux de remplissage de chaque cours.

L'interface en couleurs est graphique. Chaque créneau horaire est caractérisé par une durée, une discipline, un animateur. Avec un simple clic sur le créneau apparait une fiche détaillée qui donne des informations complémentaires sur la discipline, sur le niveau de difficulté et sur la situation géographique de la salle.

 

Au moment des inscriptions, lorsqu’un cours a atteint ses effectifs maximum, le créneau n’est plus proposé, mais certaines activités acceptent des listes d’attente gérées par le logiciel.   

 

Adhérents : mieux les connaitre

Avec le logiciel Azimut, chaque adhérent a son espace privé. Il y met sa photo, des informations pratiques (coordonnées postales, mail, date de naissance…), son certificat médical numérisé, et il s’inscrit en ligne sur les créneaux horaires disponibles : une adhésion donne en effet droit à la pratique de plusieurs sports.  Le paiement de l’adhésion s’effectue en ligne chaque année.

Cette gestion en ligne des inscriptions est une petite révolution :

  • Elle met fin aux files d’attente les jours d’inscription et permet même de s’inscrire dès la fin du mois de juin.
  • Elle signe la fin des piles de classeurs et des dossiers papier qui stockaient les photos, les formulaires d’inscription, les certificats, etc. des 1500 adhérents.
  • Elle donne une meilleure visibilité du taux de remplissage des cours puisque les adhérents peuvent s’inscrire et se désinscrire en ligne ; les plannings se mettent à jour automatiquement.
  • Elle propose des listes d’attente, des échanges personnalisés, l’envoi de messages groupés, par discipline ou par animateur, etc.

 

Outil de « gestion des profs »

Ils sont 38 animateurs et éducateurs sportifs diplômés à intervenir chaque semaine : le Club EPA a la taille d’une PME, avec toute la rigueur que cela exige. L’outil développé par Azimut comprend un volet dédié au personnel, qui permet d’afficher leurs plannings et de comptabiliser les heures travaillées, les absences (CP, arrêts, etc.) et les remplacements effectués.

Les animateurs suivent précisément le taux de remplissage de leurs propres cours. Ils font l’appel « à l’ancienne » en début de séance, puis enregistrent les présents et les absents. Ce suivi systématique permet d’identifier rapidement un adhérent « démissionnaire » qui pourra laisser sa place à quelqu’un sur liste d’attente. Chaque créneau horaire est ainsi optimisé.

 

Un logiciel de gestion très intuitif

Les adhérents n’ont aucune difficulté à s’approprier l’outil qui a été conçu pour être très facile à prendre en main. D’ailleurs, ni les adhérents, ni l’équipe en charge de la gestion de la base de données et de la mise à jour du site internet n’ont eu besoin d’une formation spécifique. Une série de tutoriels permet de guider l’adhérent si nécessaire. C’est la force des solutions proposées par Azimut qui sont techniques dans leur mise en œuvre, mais qui sont complètement accessibles pour l’utilisateur.

 

 

Azimut : des solutions numériques toujours plus performantes et intuitives

La gestion et la compilation de bases de données sont des compétences à part entière, au cœur des savoir-faire de l’entreprise Azimut : application touristique Azimut , plateformes collaboratives Azimut, affichage dynamique , etc.  Mais l’enjeu de chaque projet réside autant dans sa conception que dans l’accessibilité de l’outil qui, malgré sa complexité, doit toujours rester simple, intuitif et esthétique.   

 

Jean-Marie Corteville
Gérant d’Azimut

Le défi pour Azimut est autant technologique qu’ergonomique : notre objectif est de concevoir des outils numériques performants et ultra-intuitifs pour le gestionnaire comme pour l’utilisateur.

 

Le monde associatif a besoin d’outils de gestion professionnels

Azimut a l’habitude de travailler avec le monde associatif, à la fois par affinité et par engagement. En 2017, la France comptait 1,1 million d’associations en activité (associations locales, semi-municipales, patronages laïques, etc.), dont 16,3% dans le domaine du sport et des activités de plein air, 24% dans le domaine de la Culture (pratiques d’activités artistiques et culturelles) et 8,1% de clubs de loisirs. C’est un secteur en pleine expansion, qui a besoin d’outils professionnels.

 

Le secteur associatif en France (chiffres 2017)

  • 1,3 million d’associations actives
  • 70 000 nouvelles associations, dont 50% dans les secteurs de la culture, du sport et des loisirs
  • 13 millions de bénévoles
  • 1,8 M de salariés
  • 163 400 associations employeuses
  • 39 milliards d’euros de salaires distribués en 2017
  • 1 salarié sur 10 du secteur privé travaille dans une association

 

Témoignage

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Jean-Marie Corteville
Gérant d'Azimut

Azimut a développé cette solution numérique pour les structures « multi-disciplines », qui doivent gérer une multitude d’activités, des lieux, plusieurs emplois du temps et une quantité d’intervenants. Cette solution conçue en premier lieu pour le monde du multisport, nous avons l’intention de la proposer aux collectivités ou associations sociales et culturelles (écoles de musique, activités de loisirs, etc.) qui rencontrent les mêmes problématiques de gestion et de lisibilité de leur offre.

 

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